Windykacja należności, czyli jak możesz odzyskać swoje pieniądze i czy droga sądowa to jedyne rozwiązanie

Czy wiesz, że według statystyk problem nieterminowych zapłat dotyczy nawet 90% przedsiębiorców? Jeśli więc zmagasz się z taką sytuacją, zdecydowanie nie jesteś odosobnionym przypadkiem. Jak w takim razie możesz odzyskać swoje pieniądze? Tu z pomocą przychodzi windykacja należności.

Czym jest windykacja?

Zacznijmy od samego pojęcia. Windykacja należności to nic innego, jak działania, które mają Ci pozwolić na odzyskanie pieniędzy. Proces windykacji możesz więc uruchomić tuż po tym, gdy termin zapłaty minął, a do Ciebie wciąż nie trafiła umówiona kwota.

Zwykle w pierwszej kolejności będą to działania, które można nazwać po prostu „upominaniem się o swoje pieniądze”. I czasami już to wystarczy, by osiągnąć zamierzony efekt. Nieraz jednak pojawi się konieczność podjęcia bardziej stanowczych kroków i sięgnięcia po narzędzia przewidziane przez przepisy.

Jak możesz odzyskać pieniądze za nieopłacone faktury? Skuteczna windykacja należności

Jak wiesz już z poprzedniego akapitu, istnieją właściwie 2 sposoby odzyskiwania swoich należności. Pierwszy krok to tzw. windykacja miękka, drugi nazywany jest windykacją twardą.

A może cesja wierzytelności?

Istnieje jeszcze jedno rozwiązanie, czyli cesja wierzytelności, czasami nazywana także wykupem długów. Jak sama nazwa wskazuje, polega na odpłatnym przeniesieniu prawa do dochodzenia pieniędzy na inną osobę.

Cała transakcja przypomina więc sprzedaż. Firma windykacyjna wykupuje od Ciebie roszczenie, a więc to ona będzie mogła dochodzić zapłaty we własnym imieniu. Na Twoje konto wpływa natomiast kwota ustalona w ramach cesji.

Jak możesz się spodziewać, żeby taka transakcja opłacała się firmie windykacyjnej, nie może ona zapłacić kwoty odpowiadającej tej na fakturze. W przeciwnym razie nic by na takim układzie nie zarobiła. Otrzymujesz więc mniej, niż Ci się należy i raczej nie masz też co liczyć na kontynuację współpracy oraz dalsze dobre stosunki z kontrahentem. (W końcu firma windykacyjna będzie uparcie dążyć do odzyskania pieniędzy, nie zważając na Twoje relacje z drugą stroną.) Z tych powodów nie będziemy więc też zagłębiać się w kwestie cesji. Zwracamy jednak uwagę, że takie rozwiązanie istnieje. Teraz jednak przejdźmy do tego, co prawdopodobnie interesuje Cię znacznie bardziej, a więc do sposobów odzyskania pieniędzy na własną rękę.

Windykacja miękka

Windykacja miękka to wszystkie te działania, które można uznać za łagodne próby odzyskania należności. Mowa tu więc o upomnieniach (mailowych, telefonicznych itd.). Tego rodzaju działania pozwalają Ci uzyskać pieniądze, jednocześnie pozostawiając duże szanse na kontynuowanie dalszej współpracy. Oczywiście nikt nie chce utrzymywać dalszych relacji z nieuczciwymi kontrahentami, ale z drugiej strony nie zawsze opóźnienie w płatnościach wynika ze złych intencji. Taka windykacja miękka może więc okazać się wystarczająca, gdy kontrahent chce zapłacić, ale z różnych względów nie zrobił tego w terminie.

Najbardziej stanowczym krokiem w ramach windykacji miękkiej jest przedsądowe wezwanie do zapłaty. To proste pismo, które możesz przygotować samodzielnie i to w zaledwie kilka minut. Nie wymaga uzasadnienia, a jedynie podania kilku podstawowych informacji – wszystko znajdziesz na grafice poniżej.

Wezwanie do zapłaty to właściwie ostatni krok przed wniesieniem sprawy do sądu. Zresztą w samym piśmie wspomina się właśnie o tym, że niewywiązanie się z płatności doprowadzi do walki o swoje prawa w sądzie. Wtedy też nadchodzi czas na podjęcie bardziej radykalnych działań w ramach windykacji. To już tzw. windykacja twarda.

Czy windykacja miękka się opłaca?

Zalet załatwienia sprawy bez zaangażowania sądu jest co najmniej kilka:

• stosunkowo szybko możesz odzyskać dług – o ile druga strona będzie skora do zapłaty, a Twoje upomnienia przeprowadzone umiejętnie, pieniądze znajdą się na Twoim koncie szybciej niż w razie skorzystania z drogi sądowej;
• pozostajesz z kontrahentem w pozytywnych relacjach – w wielu przypadkach brak terminowej płatności wynika z bałaganu w księgowości, zwykłego niepilnowania terminów lub chwilowych problemów z płynnością finansową. Poprzez windykację miękką pokazujesz, że ważna jest dla Ciebie współpraca. Możesz np. wyznaczyć nowy termin płatności, rozłożyć płatność na raty lub w inny sposób dojść do porozumienia. Odzyskasz pieniądze, przy okazji zachowując przy sobie lojalnego kontrahenta;
• prowadząc windykację miękką, ograniczasz też ryzyko pojawienia się kolejnych zaległości w przyszłości.

Jak wygląda proces windykacji twardej?

Gdy polubowne rozwiązania nie wystarczają, czas sięgnąć po „ostre” sposoby egzekwowania długów. Możesz zmusić drugą stronę do spłaty zobowiązań, korzystając z narzędzi przewidzianych przez prawo. Oznacza to przede wszystkim przygotowanie pozwu o zapłatę.

Prawdopodobnie myśl o windykacji sądowej nie napawa Cię optymizmem. Kojarzy Ci się zapewne z długą batalią sądową, wieloma rozprawami i czekaniem nawet kilka lat na odzyskanie pieniędzy. Dobra wiadomość jest jednak taka, że Twoje negatywne wyobrażenia całkowicie rozmijają się z rzeczywistością.

Jeśli mówimy o nieopłaconych fakturach, to mamy właściwie sytuację niebudząca wątpliwości. Z tego dokumentu jasno wynika, że druga strona powinna zapłacić i w jakim terminie. Jeśli tego nie zrobiła, to sprawa jest oczywista – ma obowiązek to zrobić. Na takie okoliczności istnieją natomiast inne, prostsze formy prowadzenia sprawy niż te znane Ci np. z filmów czy spraw rozwodowych. Zresztą ich nazwa jest adekwatna do postępowania, bo nazywa się je „uproszczonymi postępowaniami sądowymi”.

Jeśli prawidłowo przygotujesz pozew, już w ciągu kilku miesięcy uzyskasz nakaz zapłaty. Nie przeprowadza się tu bowiem postępowania dowodowego (jest ono ograniczone do dowodu z dokumentów takich jak faktury), a to właśnie postępowanie dowodowe ma największy wpływ na czas trwania postępowania.

Musisz jednak pamiętać, że jeśli zarówno Ty, jak i druga strona jesteście przedsiębiorcami, a więc mówimy o windykacji B2B, sprawa będzie się toczyć w postępowaniu gospodarczym. To z kolei wiąże się z pewnymi konkretnymi wytycznymi przede wszystkim w zakresie pozwu i wskazywania dowodów.

Co po windykacji w sądzie?

Windykacja długów w sądzie kończy się wydaniem nakazu zapłaty. Druga strona ma określony czas, by go zaskarżyć. Jeśli tego nie zrobi, wyrok stanie się prawomocny, a dzięki tzw. klauzuli wykonalności będzie podstawą do uruchomienia postępowania przed komornikiem (egzekucji komorniczej). Po złożeniu wniosku do komornika zacznie on więc działać w celu odzyskania Twoich pieniędzy. Oznacza to, że zajmie majątek firmowy lub majątek osobisty (jeśli Twoim kontrahentem jest przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, odpowiada za zobowiązania całym majątkiem prywatnym)..

Proces sądowy może się potoczyć w różny sposób. Jeżeli sąd wyda nakaz zapłaty, a druga strona go nie zaskarży, otrzymasz zabezpieczenie swojej należności. Jeżeli jednak strona zaskarży nakaz lub sąd w ogóle go nie wyda, sprawa będzie się toczyła dalej. Jak długo to potrwa, zależy przede wszystkim od materiału dowodowego. Składają się na niego dokumenty, zeznania świadków, opinia biegłego, oględziny i wiele innych elementów. To wszystko wpływa na czas postępowania, ale dobrze przygotowany materiał zwiększa Twoje szanse na wygraną.

Jak długo trwa windykacja?

Zapewne zastanawia Cię, ile czasu musi upłynąć od uruchomienia procedury windykacyjnej do odzyskania pieniędzy za nieopłaconą fakturę. Tak naprawdę wpływ na długość postępowania będzie mieć co najmniej kilka czynników:

• czy zdołasz się porozumieć już na etapie windykacji miękkiej;
• jakie będą skutki tego porozumienia (np. rozłożenie płatności na raty pozwoli Ci odzyskać dług, ale zabierze to nieco dłużej czasu niż jednorazowa spłata;
• jeśli wkroczysz na drogę sądową – czy od razu właściwie przygotujesz pismo i przedstawisz odpowiednie dowody oraz czy druga strona nie zaskarży nakazu zapłaty;
• jak szybko podejmiesz działania egzekucyjne po wydaniu wyroku (czyli mówiąc prościej: jak szybko złożysz wniosek do komornika o wszczęcie egzekucji).

Windykacja należności może więc trwać od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy (a w razie długiego sporu na drodze sądowej – jeszcze dłużej). Jeśli zależy Ci na skróceniu tego czasu, zadbaj przede wszystkim o opracowanie odpowiedniej strategii i szybkie podejmowanie kolejnych kroków oraz dopilnuj, by Twoje pisma nie miały braków. To znacznie skróci czas oczekiwania na rozwiązanie sprawy. Jeśli nie jesteś w stanie tego zrobić samodzielnie, skorzystaj z pomocy prawnika.

Windykacja samodzielna czy z pomocą prawników?

Nie masz obowiązku korzystania z pomocy adwokata specjalizującego się w prawie windykacyjnym, by odzyskać należne Ci pieniądze. A już szczególnie na pierwszym etapie (windykacji miękkiej). Nie ma też przymusu adwokacko-radcowskiego, co oznacza, że przed sądem nie musi reprezentować Cię prawnik. Istnieją jednak pewne zalety tego rozwiązania:

• adwokat, który ma już doświadczenie w dochodzeniu pieniędzy za nieopłacone faktury, będzie wiedzieć z własnego doświadczenia, jakie kroki podjęte na początkowym etapie mogą okazać się najbardziej skuteczne. Ty prawdopodobnie tej wiedzy nie masz. Skoro czytasz ten artykuł, najwyraźniej potrzebujesz merytorycznego wsparcia;
• w przypadku negocjacji lub rozmów ugodowych, będziesz się czuć pewniej, mając po swojej stronie adwokata, który pomoże Ci uzyskać jak najbardziej korzystne porozumienie;
• wezwanie do zapłaty podpisane przez adwokata wywiera mocniejsze efekt na kontrahentach niż pisma podpisane przez Ciebie. Korzystanie z pomocy prawnika to dla drugiej strony znak, że sytuacja robi się poważna i zdecydowanie lepiej zapłacić, zamiast ryzykować pozwem;
• jeśli sprawa będzie musiała toczyć się w sądzie, adwokat windykacyjny przygotuje pisma i zgromadzi dowody. Będzie też wiedział, z jakiej procedury skorzystać (możesz nawet nie zdawać sobie sprawy, jak wieloma kwestiami różni się uproszczone postępowanie od tego „tradycyjnego”);
• będziesz czuć się pewniej w sporze z drugą stroną i cała sytuacja będzie Cię kosztować mniej nerwów;
• adwokat zadba też o ostateczne uzyskanie należnych Ci pieniędzy – w końcu samo otrzymanie prawomocnego nakazu zapłaty to jeszcze nie wszystko: trzeba przecież następnie uruchomić postępowanie przed komornikiem.

Korzystać z pomocy adwokata więc nie musisz, ale na pewno możesz na tym dużo zyskać. Oczywiście pod warunkiem, że wybierzesz osobę specjalizującą się w tej dziedzinie. Nie każdy prawnik prowadził postępowania windykacyjne, a tym samym – nie każda osoba nosząca tytuł adwokata będzie w stanie Ci pomóc. My jednak reprezentowaliśmy już wielu klientów chcących odzyskać swoje pieniadze, więc jeśli szukasz specjalistów od windykacji – jesteś we właściwym miejscu.